¿Que hicimos para bajar gastos?

"Recuerden que en la vida hay prioridades y el dinero y los negocios van y vienen, pero la salud, y la familia valen mas que todo lo anterior junto"

 Que hubo, ¿como vamos?.

Para ninguno es un secreto que estamos por terminar un año difícil, un año en el que nos gastamos la cabeza por meses analizando cual seria la causa de las bajas ventas, y pasamos por todos los factores:seria Don Petro, o la inflación, la economía global, el dólar, el yen .... o ¿seremos nosotros? , ¿será que cometimos algún error y permitimos que se fueran muchos clientes? ... Bueno, no se uds, pero por nuestra cabeza pasaron muchas preguntas e inseguridades, buscando la explicacion a una caída en las ventas de hasta el 30%. 

El tema de las bajas ventas pudo tener muchas razones y acá se puede quedar uno hablando horas de diversos factores que pudieron influir, o tambien puede haber quien diga que al contrario, le fue muy bien. Sin embargo algo en lo que hicimos mucho énfasis con el pasar de los meses, después de sentirnos impotentes intentando subir las ventas, fue a aquella frase que dice: Toda empresa debe mantener las ventas altas y los costos bajos. Ahora, ya dijimos que las ventas altas estaba jodido, y que de cierta forma ya había un nivel de ventas al que teníamos que acomodarnos, eso si, no dejamos de pensar en nuevas ideas para subir los numeros. Sin embargo mientras esas nuevas medidas e idea surgian efecto ya que en varias ocasiones son como un tiro al aire, nos pusimos a mirar a detalle cuales eran nuestros gastos, en que se estaba yendo la plata "sin saberlo" y que hacia que a fin de mes tocara raspar la olla. 

Durante este proceso dimos con varias cosas que nos parecían obvias pero que el dia a dia no les ponemos atención, ya que venían funcionando "bien" y como veníamos de años abundantes no les parábamos bolas. Sin darle tanta vuelta, les enumerare que encontramos, y que decisiones tomamos, así que espero de corazón que al menos una les sirva y se ahorren algo. 

1. Datáfonos: Estamos acostumbrados a que el Datafono si o si nos cobra una comisión, una comisión que esta constituida por 3 o 4 rubros por decirlo así, un par de estos son fijos los cuales están ligados a retenciones de ICA y renta, esos hasta donde yo se no se pueden negociar,  pero hay otros que si se pueden, esas son las comisiones del banco o el dueño del datafono las cuales pueden ser variables según la negociación que se tenga con el banco que nos apoya con las adquirencias. En nuestro caso después de un cambio de banco logramos bajar la comisión de 2,03% a 1,89% ... Parece poco, pero echenle numero y vera que al año, eso suma y mucho. 

2.  Cobros bancarios y cambio de banco: Nosotros éramos conscientes que estar en Bancolombia no era económico, pero las otras opciones no eran tan llamativas ya que eso nos implicaba hacer transferencias ACH las cuales son mas costosas, asi que dejamos ese tema a un lado durante un par de años, sin embargo este año miramos al detalle y nos dimos cuenta que nos cobraban hasta por la risa, nos cobraban cada transferencia asi fuera al mismo Bancolombia, nos cobraban la tarjeta, el portal, etc. Esa cuenta tenia mas descuentos que ingresos, así que tomamos la decisión de cambiarnos de banco buscando mejores alternativas, encontrándonos con un operador mucho mas económico, amigable y generoso. Así logramos reducir casi a 0 los gastos bancarios, ya que no nos cobran por transferir, nos dan x numero de transacciones ACH sin costo, no cobran por el portal y como ya les comente, nos ofrecieron una mejor tarifa con los datáfonos. 

3. Inventarios: Todos sabemos que el inventario es platica invertida, la cual esperamos que rote para recoger utilidades y de ahí sacar para los gastos, diciéndolo muy rapidamente. Sin embargo a veces olvidamos la importancia de la rotación, la frecuencia con la que deben rotar los productos y la rentabilidad que debemos aplicar,  para que estos realmente nos dejen un beneficio, y mas en este año extraño donde las ventas bajaros y al mismo tiempo la rotación de varios productos. Varias veces sacamos pecho de nuestro inventario y vemos lo lindos que se ven los locales llenitos, pero en esas vistas panorámicas es donde debemos empezar a observar que productos están quedando quietos, que productos tardan 1 mes, 2 o 6 meses en salir, que rentabilidad tienen o si toca estarlos sacando con descuentos. Nosotros tenemos crédito con ciertos proveedores y empezamos a poner como limite la fecha de vencimiento de la factura para que el producto saliera. ciertos productos era necesario tenerlos siempre disponibles así que éramos mas flexibles con determinadas referencias. Por otro lado nos enfocamos en "rematar" o sacar todo el inventario quedado que se veía muy lindo pero no rotaba con el fin de recuperar capital para los meses pesados. 

4. Calculo de rentabilidades: Con este tema siempre hemos sido muy atentos, así que nos volvimos mas intensos con determinar una rentabilidad mínima y revisábamos mes a mes con ayuda del sistema de facturación  que productos no habían sido rentables y la razón, ya que hay veces en que los proveedores suben de precio y no avisan, o hacemos mal un calculo. Por otro lado determinamos que si un producto no cumplía con el factor rentabilidad y rotación, daba como resultado que no era rentable para nosotros. Fue ahí donde empezamos a descartar mucho producto de ciertas marcas reconocidas que se conseguían extremadamente económicos en otros lados y a nosotros nos implicaba reventar el precio para salir de esa mercancía. 

5. Personal: El factor personal es lo ultimo que uno quisiera tocar, siempre tiene una carga emocional de por medio que te hace difícil tomar cartas en el asunto, nosotros afortunadamente no tuvimos que despedir a ninguna persona, al menos por cuestiones económicas. Dadas las circunstancias empezamos a presionar un poco mas con ciertas labores y tuvimos mas tiempo para prestar atención a los detalles, y en ese proceso uno que otro se disgusto y decidió despegar (la presión era mínima, ya es cuestión de la comodidad de algunos, pero es tema aparte). Una vez esas personas se fueron decidimos tomarnos unos días para evaluar si era necesario o no ocupar esa vacante, y el resultado en un par fue ... no, no se necesita, podemos acomodarnos y seguir como si nada pasara y si ahorrando unos cuantos pesos. Esto claramente esta sujeto al movimiento y probablemente debamos retomar las contrataciones cuando el movimiento vuelva, pero en ese caso nos tomaremos un buen rato para evaluar si de verdad se requiere a esa persona y si las labores que va a desempeñar realmente requieren de una nomina completa.

6. El trueque: Suena raro ¿no? .. pues llámelo trueque o intercambio, como sea, pero con la persona indicada y en el momento indicado, logramos cerrar acuerdos con ciertas personas que ofrecían servicios que requerimos y sabíamos que nos iban a aportar valor, a cambio de productos o servicios que ellos valoraban y para nosotros no representarían un desembolso  o gasto tan alto como si lo seria  al pagar ese servicio por fuera. Otra cosa que puede hacer es trabajar por utilidades, lo cual es mas complejo ya que debe ser con personas de confianza y se debe discutir con calma ya que es casi como meter otro socio a la empresa el cual va a ganar un porcentaje de las utilidades a cambio de su trabajo. 

7. Los intereses bancarios: Nosotros éramos consientes que los prestamos que teníamos generaban un porcentaje de intereses ya pactado en su momento, sin embargo nos tomamos el tiempo de buscar compras de cartera con otros bancos con el fin de reducir el valor los intereses de los extracto, teniendo como resultado dos opciones: o pagar la misma cuota pero pagando mas a capital para terminar mas rapido la deuda o bajarle a cuota y pagar en el mismo plazo menos intereses. Las compras de cartera se vuelven en una herramienta muy valiosa para que otros bancos nos recojan las deudas pero a una mejor tasa de interés, de hecho el proceso suele ser mas fácil ya que otro banco asumió el riesgo inicial. Son muchas las formas de aprovechar ese servicio ya que no solo aplica para créditos, tambien aplica para tarjetas de crédito.

Eso es todo, tal vez olvido algunos detalles pero espero que con esto alguien pueda sacar una idea para poderla aplicar en su negocio.

Para despedirme quisiera dejar este mensaje: 

Lo mas valioso de este proceso ha sido aprender que como en todo negocio hay altas y bajas, que de nosotros depende como queremos tomar las situaciones. Al inicio fue frustrante, y estresante pero hoy, después de varios meses decidimos tomar las cosas con calma, ir un dia a la vez para así tener cabeza fría para analizar mejor las situaciones y no apurarnos en tomar una decisión de la cual mas tarde puede que nos arrepintamos. 

Recuerden que en la vida hay prioridades y el dinero y los negocios van y vienen, pero la salud, y la familia valen mas que todo lo anterior junto,

Fuerte abrazo y deseándoles buena vibra.

Camilo Jordan Gamero Patarroyo

Zootecnista ULS